Software elimina discrepâncias fiscais em grande rede varejista
Com Arquivei, Sipolatti alcança economia de 96% de tempo ao mês e melhora produtividade
Quando Rodrigo Barros assumiu a área contábil e tributária da Sipolatti, no começo de 2015, um dos seus primeiros desafios foi de organizar o recebimento e gestão de notas fiscais do grupo varejista de móveis e eletrodomésticos capixaba. Ao escolher a Arquivei (www.arquivei.com.br), a solução foi além: com a transformação das informações das NFs em bancos de dados, a empresa otimizou seu controle sobre a entrada de mercadorias, diminuiu a circulação de papel e facilitou a vida de clientes que necessitam de segunda via.
"A princípio, a ideia era facilitar a gestão e a consulta a documentos fiscais", conta Barros. Há 56 anos no mercado, a Sipolatti tem 38 lojas espalhadas pelo Espírito Santo, faturamento anual de cerca de R$ 350 milhões e fornecedores espalhados por todo o país. Frente a esse cenário, logo o coordenador percebeu que as funcionalidades do Arquivei permitiam comparar informações e identificar imprecisões. "Passamos a ter um controle muito maior sobre notas que eram emitidas por fornecedores sem que tivéssemos pedido qualquer produto", explica.
Além disso, a solução facilitou o monitoramento da escrituração de documentos: "Ficou fácil encontrar notas fiscais que ainda não estavam escrituradas, o que compromete o compliance fiscal da empresa e pode gerar multas ", diz o coordenador da Sipolatti. Para ele, as vantagens da ferramenta se disseminaram por todos os setores da companhia.
Como o acesso é descentralizado, o setor fiscal fica desonerado de consultas constantes de outros departamentos sobre este ou aquele arquivo. "Está tudo na nuvem. Às vezes demorávamos até 24 horas para encontrarmos uma nota. Agora é uma questão de segundos", afirma Barros. “Conseguimos economizar em 96% o tempo que gastávamos para encontrar e entregar os documentos”. Do ponto de vista da sustentabilidade a solução eliminou a impressão de notas fiscais para consultas internas na empresa, já que todos os setores acessam a versão digital na plataforma.
Para os clientes, por sua vez, a vantagem é outra. Acostumada a emitir segundas vias para consumidores, a Sipolatti decidiu automatizar esse processo com a ajuda da Arquivei – agora os compradores recebem o documento impresso na hora ou por e-mail, como preferirem.
Dado o grande volume de nota fiscais com que trabalha, a Sipolatti foi selecionada pelo governo para ser integrante do programa piloto de implementação da NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica) no estado do Espírito Santo. "Nesse sentido, a Sipolatti foi além de um cliente e se tornou uma parceira nossa", conta Christian de Cico, fundador da Arquivei. A varejista é incubadora de um projeto de novas funcionalidades para gestão das NFC-e no Arquivei.
Sobre a Arquivei
Plataforma de armazenamento, organização e consulta de informações contidas em notas fiscais. Criada em 2014, a Arquivei surgiu para suprir uma dificuldade das empresas na gestão mais eficiente de seus dados fiscais. De quebra, oferece um banco de dados de fácil acesso para todas as áreas da companhia. www.arquivei.com.br.
