Cinco dicas para organizar um evento sem falhas
Entre os cuidados essenciais está a identificação de acesso eficiente e o planejamento da segurança
Festa só é festa para o público. Por trás da diversão dos convidados, existe muita organização e planejamento. Para evitar dores de cabeça para os promotores e melhorar a experiência dos frequentadores, a atenção a alguns pontos é indispensável. “Com certos cuidados, quem promove também pode se divertir na ocasião”, diz Patrick Boehme, que durante 10 anos trabalhou à frente de uma casa noturna e hoje é sócio da Pulseira Virtual (www.pulseiravirtual.com.br). O especialista separou cinco dicas para criar um evento de sucesso:
1. A música dá o tom
O evento pode ser animado por bandas ou DJs, mas é importante alinhar os estilos musicais com o público-alvo da festa. Vale ficar atento à necessidade de regulamentar a execução das músicas junto ao Ecad (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição), órgão responsável pelo pagamento de direitos autorais no Brasil.
2. Segurança reforçada
É importante checar o histórico e as referências da equipe de segurança contratada para a festa, que precisa ser habilitada junto à Polícia Federal. Outra opção é habilitar um corpo de segurança orgânico, ou seja, um grupo de funcionários próprios que tenha realizado o Curso de Formação de Vigilantes. Em geral, recomenda-se trabalhar com a média de um segurança para cada 50 pessoas presentes. Ainda, os alvarás de funcionamento e proteção contra incêndios locais devem estar em dia, e o Ministério da Justiça exige que essas informações, incluindo validade, estejam impressas em todo material promocional e ingressos.
3. Quem é quem
É preciso identificar o público para facilitar o acesso e, se necessário, definir quais pessoas podem entrar em quais espaços. Uma das maneiras mais utilizadas são as pulseiras de identificação. A Pulseira Virtual, por exemplo, trabalha com modelos de tyvek, mais baratos e simples, e de vitopaper, resistentes ao uso seguido por vários dias e ideais para quem alterna festa com banhos de mares ou piscina. “As pulseiras também têm outro atrativo, que é chamar a atenção e ajudar a se destacar, como no caso do público VIP que frequenta camarins”, conta Boehme.
4. Bebida suficiente
Exagerar na bebida é ruim, mas ela também não pode faltar. Independentemente se o evento oferece drinks pagos ou à vontade, o público vai beber. O site especializado BH Eventos estima que uma garrafa de whisky serve dez pessoas, uma garrafa de cerveja, três convidados, e uma de champagne, sete. O gelo, é claro, deve durar até o final.
5. Jogo de cintura
A Lei de Murphy tem entrada VIP em qualquer evento. Então os produtores devem ser capazes de tomar decisões sob pressão, lidar com diversas questões ao mesmo tempo e ter um bom jogo de cintura para conversar tanto com fornecedores quanto com convidados descontentes e/ou alterados.
Sobre a Pulseira Virtual
Empresa especializada na produção e confecção de pulseiras para identificação para eventos, hospitais e de pessoas com necessidades de atenção especial, como crianças e idosos. A empresa foi criada em 2008, após os donos enfrentarem dificuldades na compra desse material quando trabalhavam com uma casa de shows. Hoje, a Pulseira Virtual também produz ingressos personalizados em papel moeda, que oferecem alta segurança e proteção contra falsificações. www.pulseiravirtual.com.br. Tel.: (47) 3339-1816.
